Algemene Voorwaarden

Artikel 1. Toepassingsgebied

Dit zijn de algemene voorwaarden (de “Algemene Voorwaarden”) van Stuwdio, handelsnaam van Collexi, eenmanszaak van Bram Nouwen, met zetel te Koningin Astridlaan 33, 3500 Hasselt, België en ingeschreven onder ondernemingsnummer 1017.615.815 (BTW BE 1017.615.815) (hierna: “Stuwdio”).

Deze Algemene Voorwaarden zijn uitsluitend van toepassing op offertes, overeenkomsten en leveringen van Stuwdio aan klanten die handelen voor beroeps- of bedrijfsdoeleinden en als onderneming in de zin van het Belgisch economisch recht (de “Opdrachtgever”). Ze zijn niet van toepassing op overeenkomsten met consumenten. Afwijkingen zijn enkel geldig indien schriftelijk overeengekomen. De algemene voorwaarden van de Opdrachtgever zijn niet van toepassing.

Door een offerte of opdrachtbevestiging te aanvaarden, bevestigt de Opdrachtgever dat deze Algemene Voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst beschikbaar zijn gesteld en dat hij ze aanvaardt. De Algemene Voorwaarden zijn beschikbaar op de website van Stuwdio en op het eerste verzoek verkrijgbaar op een duurzame gegevensdrager.

Voor zover er door Stuwdio gebruik wordt gemaakt van eventuele bijzondere voorwaarden en/of afwijkende bepalingen in een overeenkomst, genieten voornoemde bepalingen voorrang op huidige Algemene Voorwaarden, waarbij huidige Algemene Voorwaarden alsdan een aanvullende functie vervullen.

Artikel 2. Offerte en totstandkoming overeenkomst

De overeenkomst komt tot stand na ontvangst door Stuwdio van de schriftelijke bevestiging door de Opdrachtgever van een offerte (de “Opdrachtbevestiging”).

Dit geldt zowel voor doorlopend websitebeheer als voor afzonderlijke projecten.

Offertes van Stuwdio vervallen 30 dagen na afgifte en vervangen steeds alle voorgaande offertes.

De prijs in een offerte is gebaseerd op de informatie van de Opdrachtgever. Wanneer wezenlijk onjuiste of onvolledige informatie de afgesproken werkzaamheden beïnvloedt, meldt Stuwdio de gevolgen en stelt zij vóór de uitvoering van bijkomend werk een aanpassing van scope, planning of prijs voor. Die aanpassing wordt alleen uitgevoerd na schriftelijke of elektronische goedkeuring van de Opdrachtgever.

Artikel 3. Diensten

3.1. Doorlopend websitebeheer

Stuwdio levert doorlopend websitebeheer aan ondernemingen. De samenwerking kan starten met het beheer van een bestaande website of, wanneer dat afzonderlijk wordt overeengekomen, met een voorafgaand project voor overname, inrichting, herwerking of herbouw.

De offerte of opdrachtbevestiging bepaalt de concrete scope, maandelijkse capaciteit, startdatum, tarieven en eventuele terugkerende deliverables. Aanvullende opties en afwijkingen van de standaardformule worden eveneens schriftelijk vastgelegd.

3.2. Overname, onboarding en afzonderlijke projecten

Aan de start van doorlopend websitebeheer is niet automatisch een setup-fee verbonden. Wanneer migratie, technische opschoning, uitgebreide onboarding, herwerking of herbouw nodig is, legt Stuwdio de scope en prijs daarvan vooraf voor aan de Opdrachtgever. De uitvoering begint pas na schriftelijke of elektronische goedkeuring.

De startdatum van het doorlopende beheer wordt in de offerte of opdrachtbevestiging vastgelegd en hoeft niet samen te vallen met de oplevering van een afzonderlijk project.

3.3. Scope en maandelijkse capaciteit

Afhankelijk van de overeengekomen scope kan het doorlopende beheer werkzaamheden omvatten op het vlak van onderhoud, content, ontwerp, conversie, SEO, AI-vindbaarheid, analyse en technische verbeteringen.

Stuwdio en de Opdrachtgever bepalen samen de prioriteiten. Stuwdio behandelt die opeenvolgend binnen de overeengekomen maandelijkse capaciteit. Tenzij de offerte uitdrukkelijk anders bepaalt, geeft de samenwerking geen recht op werkzaamheden in elke categorie tijdens elke maand, noch op een vast aantal uren, taken of voltooide verbeteringen.

Volledige redesigns, substantiële herbouw, nieuwe complexe modules, grote integraties en werkzaamheden buiten de overeengekomen capaciteit worden afzonderlijk ingeschat en gefactureerd na voorafgaande goedkeuring.

3.4. Hosting, domeinen en diensten van derden

Hosting, domeinregistratie of -verlenging, licenties en diensten van derden zijn alleen inbegrepen wanneer de offerte of opdrachtbevestiging dat uitdrukkelijk vermeldt. Een bestaande website kan bij de huidige hostingpartner blijven wanneer die omgeving geschikt is voor de overeengekomen werkzaamheden.

Wanneer Stuwdio de website host en de relevante infrastructuur beheert, streeft Stuwdio naar een maandelijkse beschikbaarheid van 99,9%. Dit is een niet-bindende streefwaarde en geen garantie. Gepland onderhoud, storingen bij derden, handelingen of nalatigheden van de Opdrachtgever en overmacht vallen buiten deze streefwaarde. Credits of vergoedingen zijn uitgesloten, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Backups, opslag, dataverkeer, fair-use limieten en bijzondere infrastructuurbehoeften worden vastgelegd in de offerte, opdrachtbevestiging of een toepasselijke hostingbijlage. Bijkomende kosten worden vooraf meegedeeld en goedgekeurd.

3.5. Support en responstijden

Stuwdio streeft ernaar om reguliere vragen binnen één werkdag te beantwoorden. Dit is een niet-bindende richtlijn voor een eerste reactie en geen garantie dat een vraag of probleem binnen die termijn volledig is opgelost.

Kritieke storingen binnen de verantwoordelijkheid van Stuwdio worden op best-effortbasis zo snel als redelijkerwijs mogelijk behandeld. Er geldt geen 24/7-beschikbaarheid, tenzij dat uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen.

3.6. Wijzigingsbeheer

Bijkomende wensen buiten de afgesproken scope of capaciteit worden vooraf ingeschat en ter goedkeuring voorgelegd via e-mail of aangepaste offerte. Uitvoering start pas na schriftelijke of elektronische goedkeuring van de Opdrachtgever. Het toepasselijke tarief wordt vermeld in de offerte of voorafgaand aan de uitvoering overeengekomen. Voor spoedwijzigingen kan een vooraf meegedeeld spoedtarief gelden.

3.7. Conflictvrije exclusiviteit

Tijdens een actieve doorlopende samenwerking verbindt Stuwdio zich ertoe om geen rechtstreekse concurrent van de Opdrachtgever als nieuwe Opdrachtgever aan te nemen. Onder “rechtstreekse concurrent” wordt verstaan: een onderneming die dezelfde of substantieel gelijkaardige producten of diensten aanbiedt aan een vergelijkbare doelgroep, binnen overlappende geografische markten of klantsegmenten. De relevante afbakening in de opdrachtbevestiging is leidend. Waar die afbakening geen uitsluitsel geeft, bepalen partijen in onderling overleg en te goeder trouw of een onderneming een rechtstreekse concurrent is.

Stuwdio beperkt het totaal aantal gelijktijdig actieve doorlopende samenwerkingen tot maximaal vijftien (15) Opdrachtgevers, teneinde de kwaliteit en aandacht per Opdrachtgever te kunnen waarborgen.

De conflictvrije exclusiviteit geldt zolang de doorlopende samenwerking actief is en vervalt bij de effectieve beëindiging ervan. Een tijdelijke of gedeeltelijke opschorting van werkzaamheden doet de exclusiviteit niet automatisch vervallen, tenzij partijen dat schriftelijk overeenkomen.

3.8. Geplande afwezigheid

Stuwdio communiceert geplande afwezigheid (vakantie, gepland verlof, sabbatical of vergelijkbare onderbreking) tijdig vooraf, en minstens twee (2) weken vooraf voor geplande afwezigheden langer dan tien (10) werkdagen. Een onvoorziene afwezigheid, zoals ziekte, wordt zo snel als redelijkerwijs mogelijk gemeld. Tijdens deze periodes is de niet-bindende responstijdrichtlijn uit artikel 3.5 tijdelijk opgeschort. Reactieve aanpassingen die tijdens de afwezigheid worden gevraagd, worden bij terugkomst opgepakt. Geautomatiseerd onderhoud, monitoring en uptimebewaking blijven waar van toepassing actief.

Artikel 4. Uitvoering

Stuwdio levert steeds een inspanningsverbintenis en kan, indien nodig, derden inschakelen om de opdracht (gedeeltelijk) uit te voeren.

De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van correcte informatie en materialen. Vertragingen door laattijdige input kunnen de oplevering uitstellen en bijkomende kosten veroorzaken.

Het gebruik van publiek gelanceerd werk als referentie wordt geregeld in artikel 7.5. Een zichtbare verwijzing of link naar Stuwdio op de website van de Opdrachtgever wordt alleen geplaatst wanneer dit in de offerte of opdrachtbevestiging is overeengekomen.

Artikel 5. Levering en termijnen

Leveringstermijnen zijn indicatief en niet bindend, tenzij een termijn uitdrukkelijk schriftelijk als bindend is overeengekomen. Tussentijdse resultaten kunnen op een testomgeving geplaatst worden.

Indien een uitdrukkelijke leveringstermijn werd bepaald en overschrijding van deze afgesproken leveringstermijn dreigt, zal dit zo spoedig mogelijk worden medegedeeld. In geval van overmacht aan de zijde van Stuwdio zal de termijn worden verlengd met de termijn van die overmacht.

Artikel 6. Prijzen en betalingen

Voor een afzonderlijk geoffreerd project geldt dat de Opdrachtgever 30% voorschot betaalt bij opdrachtbevestiging en de resterende 70% bij oplevering, tenzij de offerte of een andere schriftelijke afspraak een ander betalingsschema bepaalt.

Doorlopend websitebeheer wordt maandelijks gefactureerd, telkens op de eerste dag van de maand. De eerste gedeeltelijke maand kan pro rata worden aangerekend. De maandelijkse prijs omvat uitsluitend de scope, capaciteit en eventuele terugkerende diensten die in de offerte of opdrachtbevestiging zijn opgenomen. Afzonderlijk goedgekeurde werkzaamheden en kosten van derden vallen buiten die maandelijkse prijs.

De maandelijkse prijs blijft ongewijzigd tijdens de initiële minimumduur van zes (6) maanden. Daarna kan Stuwdio de prijs maximaal eenmaal per periode van twaalf (12) maanden herzien. Een prijswijziging gaat alleen in bij de start van een nieuwe maandelijkse facturatieperiode. Stuwdio deelt de wijziging minstens dertig (30) kalenderdagen vóór de ingangsdatum schriftelijk mee. De Opdrachtgever kan vóór die ingangsdatum schriftelijk opzeggen, met inachtneming van de initiële minimumduur; in dat geval eindigt de overeenkomst onmiddellijk vóór de herziene prijs zou ingaan, ongeacht de gewone opzegdeadline uit artikel 8.

De facturen van Stuwdio zijn betaalbaar binnen 14 dagen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen of vermeld op de factuur.

In een B2B-context is de Opdrachtgever bij niet- of laattijdige betaling vanaf de vervaldatum van de factuur van rechtswege en zonder ingebrekestelling de interest verschuldigd die wordt bepaald in artikel 5 van de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties. Het openstaande bedrag wordt daarnaast van rechtswege verhoogd met de wettelijke forfaitaire vergoeding van 40 EUR voor de invorderingskosten. Stuwdio kan ook een redelijke vergoeding vragen voor andere werkelijk gemaakte en wettelijk verhaalbare invorderingskosten die dat forfait te boven gaan.

Wanneer een onbetwiste factuur onbetaald blijft, meldt Stuwdio dit schriftelijk. De Opdrachtgever krijgt vervolgens zeven (7) kalenderdagen om het openstaande bedrag te betalen of een betalingsregeling met Stuwdio overeen te komen. Als dat niet gebeurt, kan Stuwdio nieuwe werkzaamheden die onder de overeenkomst vallen proportioneel opschorten. Stuwdio schort geen diensten op wegens een factuur die de Opdrachtgever redelijk en te goeder trouw betwist zolang partijen die betwisting actief proberen op te lossen.

Stuwdio kan hosting die zij zelf beheert alleen opschorten na een uitdrukkelijke schriftelijke kennisgeving en bij aanhoudende ernstige wanbetaling. Stuwdio bewaart daarbij de beschikbare gegevens en de toegang die nodig zijn voor een behoorlijke overdracht. Stuwdio haalt een website die extern wordt gehost niet offline. Een blijvende vertraging bij het aanleveren van noodzakelijke input kan de planning en uitvoering van de betrokken werkzaamheden opschorten nadat Stuwdio de Opdrachtgever daar schriftelijk op heeft gewezen.

De Opdrachtgever meldt een gemotiveerde betwisting van een factuur of een onmiddellijk zichtbaar probleem met het geleverde werk binnen veertien (14) kalenderdagen na de factuurdatum of oplevering, per e-mail of via een andere duurzame schriftelijke drager. Een verborgen probleem wordt binnen een redelijke termijn na ontdekking gemeld. Het verstrijken van de eerste termijn houdt geen onweerlegbare aanvaarding in en doet geen afbreuk aan dwingende wettelijke rechten. Het onbetwiste deel van een factuur blijft betaalbaar. Partijen proberen een gemelde betwisting eerst redelijk en te goeder trouw op te lossen.

Artikel 7. Intellectuele eigendom

7.1. Bestaande website en materiaal van de Opdrachtgever

De Opdrachtgever behoudt de eigendom en controle over zijn bestaande website, inhoud, gegevens, domeinnamen, merkassets en accounts. De Opdrachtgever geeft Stuwdio tijdens de overeenkomst de toegang en gebruiksrechten die redelijkerwijs nodig zijn om de afgesproken werkzaamheden uit te voeren en bevestigt dat hij die toestemming mag geven.

7.2. Klantspecifiek werk

Voor zover Stuwdio er rechthebbende op is, draagt Stuwdio de intellectuele eigendomsrechten op code, ontwerpen, teksten, informatiearchitectuur en ander werk dat specifiek voor de Opdrachtgever is gemaakt over zodra de facturen waarop dat werk betrekking heeft volledig zijn betaald. Tot die volledige betaling krijgt de Opdrachtgever een niet-exclusief gebruiksrecht voor het afgesproken doel. Niet-gekozen voorstellen, proefontwerpen en concepten vallen niet onder de overdracht, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

7.3. Herbruikbare onderdelen en rechten van derden

Stuwdio behoudt de eigendom van bestaande en herbruikbare templates, tools, frameworks, modules, generieke componenten, werkwijzen en algemene kennis. Voor zover zulke onderdelen nodig zijn om de website van de Opdrachtgever te laten functioneren, krijgt de Opdrachtgever na betaling een niet-exclusieve en eeuwigdurende licentie om ze als onderdeel van die website te gebruiken, te laten wijzigen en samen met die website of een opvolger ervan over te dragen. Die licentie geeft geen recht om de herbruikbare onderdelen los van de website te verkopen of als zelfstandig product te verspreiden.

Software, lettertypes, plugins, beeldmateriaal en andere onderdelen van derden blijven onder de voorwaarden van hun respectieve licenties vallen. De offerte of opdrachtbevestiging bepaalt waar van toepassing wie zulke licenties beheert en betaalt.

7.4. Overdracht bij beëindiging

Bij beëindiging verstrekt of draagt Stuwdio de beschikbare actuele versies van het betaalde klantspecifieke werk, relevante beschikbare exports en de toegangen die zij voor de Opdrachtgever beheert op een gecoördineerde manier over. Na de overdracht verwijdert Stuwdio haar eigen toegang waar dat passend is. Aanvullende migratie, conversie of reconstructie buiten een redelijke overdracht kan afzonderlijk worden aangerekend wanneer partijen dat vooraf overeenkomen.

7.5. Referentiegebruik

Stuwdio mag publiek gelanceerd werk en de naam van de Opdrachtgever als referentie tonen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Stuwdio maakt daarbij geen vertrouwelijk materiaal, niet-openbare gegevens of private prestatiegegevens bekend.

Artikel 8. Duur en beëindiging

De overeenkomst voor doorlopend websitebeheer wordt aangegaan voor een minimale duur van zes (6) maanden vanaf de overeengekomen startdatum van het beheer. Daarna wordt de overeenkomst telkens automatisch met één maand verlengd, tenzij de Opdrachtgever of Stuwdio schriftelijk opzegt uiterlijk zeven (7) kalenderdagen vóór de eerste dag van de daaropvolgende maand.

Bij tijdige opzeg eindigen het doorlopende beheer en de bijbehorende facturatie op de eerste dag van de daaropvolgende maand. Een opzeg heeft geen invloed op de beschikbaarheid van een extern gehoste website. Wanneer ook door Stuwdio beheerde hosting eindigt, stemmen partijen de overdracht en einddatum daarvan af. Stuwdio haalt de website niet doelbewust offline zolang een tijdig aangevatte en redelijk ondersteunde overdracht loopt en de toepasselijke hostingkosten zijn betaald.

Bij een wezenlijke tekortkoming die redelijkerwijs kan worden hersteld, stelt de benadeelde partij de andere partij schriftelijk in gebreke en geeft zij veertien (14) kalenderdagen om de tekortkoming te verhelpen. Als dat niet gebeurt, kan de benadeelde partij de overeenkomst geheel of gedeeltelijk beëindigen. Onmiddellijke beëindiging blijft mogelijk bij een ernstige tekortkoming die redelijkerwijs niet kan worden hersteld, illegale activiteiten, opzettelijk misbruik van beveiliging of een andere situatie waarin voortzetting redelijkerwijs niet kan worden verlangd.

Beëindiging doet geen afbreuk aan betalingsverplichtingen en andere rechten die vóór de einddatum zijn ontstaan. Artikel 6 blijft van toepassing op wanbetaling en artikel 7 en artikel 12 op de overdracht en continuïteit.

Artikel 9. Overmacht

Er is sprake van overmacht wanneer een partij haar verbintenis onmogelijk kan nakomen door een niet-toerekenbaar, onvoorzienbaar en onvermijdbaar beletsel, overeenkomstig artikel 5.226 van het Burgerlijk Wetboek. De getroffen partij meldt de andere partij binnen een redelijke termijn welke verplichtingen worden geraakt en beperkt de gevolgen voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is.

Bij tijdelijke overmacht worden alleen de getroffen verplichtingen opgeschort voor de duur van de onmogelijkheid. Bij blijvende overmacht vervallen alleen de verplichtingen waarvan de uitvoering definitief onmogelijk is geworden. Geen van beide partijen is aansprakelijk voor schade die uitsluitend voortvloeit uit correct ingeroepen overmacht, onverminderd dwingend recht.

Artikel 10. Aansprakelijkheid

Onverminderd dwingend recht is Stuwdio aansprakelijk voor voorzienbare en bewezen directe schade die het gevolg is van een aan Stuwdio toerekenbare contractuele tekortkoming. Stuwdio blijft onbeperkt aansprakelijk voor haar opzet, bedrog of grove fout, voor opzet, bedrog of grove fout van haar aangestelden, en in andere gevallen waarin aansprakelijkheid volgens dwingend recht niet kan worden uitgesloten of beperkt.

Behoudens de gevallen waarin aansprakelijkheid volgens dwingend recht niet kan worden beperkt, is de totale aansprakelijkheid van Stuwdio per schadegeval of reeks samenhangende schadegevallen beperkt tot het bedrag dat hoort bij de overeenkomst waarop de schade betrekking heeft: (a) voor doorlopend websitebeheer, de som van de vergoedingen voor dat beheer die in de zes (6) maanden vóór het schadegeval aan de Opdrachtgever zijn gefactureerd, of, indien het beheer korter loopt, de som die sinds de start is gefactureerd; (b) voor een afzonderlijk project, de totale overeengekomen vergoeding voor het getroffen project. Wanneer de schade aantoonbaar betrekking heeft op beide, worden de toepasselijke bedragen samengeteld.

Behoudens de onbeperkte aansprakelijkheden vermeld in de eerste alinea is Stuwdio niet aansprakelijk voor indirecte of gevolgschade, zoals winstderving of reputatieschade. De Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de juistheid en rechtmatigheid van inhoud die hij aanlevert of waarvan hij de publicatie goedkeurt. Stuwdio garandeert geen ononderbroken toegang of foutloze werking van externe systemen en diensten en kan evenmin instaan voor commerciële resultaten zoals SEO-ranking, verkoopcijfers of omzetgroei.

De Opdrachtgever vrijwaart Stuwdio voor aanspraken van derden voor zover die het gevolg zijn van door de Opdrachtgever aangeleverde inhoud of instructies, of van een schending door de Opdrachtgever van intellectuele eigendomsrechten, privacyregels of andere toepasselijke wetgeving, waaronder consumenten- en reclamewetgeving. Deze vrijwaring geldt niet voor zover de aanspraak is veroorzaakt door een aan Stuwdio toerekenbare handeling of tekortkoming. Stuwdio brengt de Opdrachtgever zonder onredelijke vertraging op de hoogte van een dergelijke aanspraak en verleent redelijke medewerking aan de behandeling ervan.

Artikel 11. Privacy en vertrouwelijkheid

Stuwdio behandelt bedrijfsinformatie en toegangsgegevens van de Opdrachtgever steeds vertrouwelijk en gebruikt hiervoor een wachtwoordmanager. Iedere partij blijft verantwoordelijk voor haar eigen verplichtingen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Indien Stuwdio persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de Opdrachtgever, sluiten partijen vóór de verwerking de overeenkomst of verwerkersafspraken die artikel 28 AVG vereist.

Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens vindt u in het Privacybeleid van Stuwdio.

Artikel 12. Continuïteit en overdracht

Bij beëindiging behoudt de Opdrachtgever zijn bestaande website, inhoud, gegevens, domeinnamen, merkassets en accounts. Stuwdio werkt overeenkomstig artikel 7 mee aan een gecoördineerde overdracht van het betaalde klantspecifieke werk, relevante beschikbare exports en de toegangen die zij voor de Opdrachtgever beheert.

Op verzoek bij of na beëindiging levert Stuwdio de beschikbare inhoud in een gangbaar formaat voor zover de gebruikte systemen dat redelijkerwijs toelaten. Redelijke overdrachtsinformatie maakt deel uit van de beëindiging. Bijkomende migratie, conversie, reconstructie of langdurige ondersteuning wordt alleen afzonderlijk aangerekend wanneer partijen de scope en prijs daarvan vooraf overeenkomen.

Indien Stuwdio haar activiteiten stopzet en de opdracht niet langer kan uitvoeren, meldt zij dit zo spoedig mogelijk en werkt zij redelijkerwijs mee aan een overdracht aan de Opdrachtgever of een door de Opdrachtgever gekozen derde. Externe kosten van registrars, hostingpartners, licentiegevers of andere leveranciers blijven voor rekening van de Opdrachtgever, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Artikel 13. Nietigheid en verzaking

Indien om het even welke bepaling van deze Algemene Voorwaarden ongeldig, onwettig of nietig wordt verklaard, zal dit op geen enkele wijze de geldigheid, de wettigheid en de toepasbaarheid van de andere bepalingen aantasten.

Het nalaten van een partij om een recht uit de overeenkomst onmiddellijk af te dwingen, geldt niet als afstand van dat recht en tast de latere uitoefening ervan niet aan.

Artikel 14. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op alle overeenkomsten is Belgisch recht van toepassing. Eventuele geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van het arrondissement waar Stuwdio gevestigd is, onverminderd dwingende wettelijke bevoegdheidsregels.

Contactgegevens